La gestion du temps & de la productivité
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Selon une étude, 87% des étudiants estiment qu’une meilleure gestion du temps et leur organisation augmenteraient leur performance académique. La productivité, la gestion du temps est un des socles de la réussite dans vos études. Nous avons tous traversé cette phase où l’on ne sait pas comment gérer son calendrier, les urgences, comment prioriser les tâches, on manque de discipline. En somme, pas toujours évident de gérer les délais et de ne pas subir le temps. Restez zen, on vous accompagne dans cette difficile mission en vous partageant notre expérience et conseils pratiques. Pour ce faire, on évoquera comment gérer la planification de votre agenda. Puis on abordera la thématique de la priorisation et hiérarchisation des tâches. Et enfin, on se penchera sur les conseils pratiques pour mieux maîtriser son temps.
Comment mieux organiser son temps pour devenir plus productif ?
La productivité, c'est bien mais comment on fait pour s’améliorer ?
Vous avez le sentiment d’être absorbé par vos journées entre les cours et les devoirs. Les projets divers et votre quotidien peuvent tourner au cauchemar. Et si on vous disait que des petites astuces, de la discipline et surtout de la méthodologie pourrait alléger la peine. Au-delà du temps c’est bien sûr la question de la productivité qui est posée. En d’autres termes, comment développer la capacité à organiser son travail avec efficacité et discipline et optimiser votre temps.
La productivité pour s’améliorer
C’est avant toute chose un travail sur vous, un état d’esprit, une philosophie. Il faut donc vous préparer pour opérer le changement et passer par des phases, parfois difficiles, de réflexion ou encore de doute. Le travail sur soi commence par l’acceptation du changement. Il requiert donc des efforts supplémentaires. Pas toujours simple de l’illustrer. Un exemple qui pourra vous aider est celui de l’agrégation des gains marginaux de James Clear, Auteur du livre au succès planétaire Un Rien Peut Toujours Changer (Atomic Habits). Il explique que si vous vous améliorez de 1% chaque jour, alors vous deviendrez 37 meilleurs sur une durée d’un an. Bien que schématique, il pave chemin vers engagement et l’atteinte de ses objectifs personnels.
Un environnement hostile
Notre vie est remplie de distractions et donc d’ennemi de la concentration, de la planification, etc. Le monde est connecté et l’utilisation quotidienne des réseaux sociaux consomme notre temps, détruit notre concentration. Nous regardons en moyenne notre téléphone 220 fois par jours, même si ce n’est que quelques secondes. Imaginez l’impact sur notre focalisation et capacité à nous concentrer. Nous sommes toujours aux aguets de la notification qui va faire son apparition sur son téléphone, de la dernière information croustillante. Autre exemple, l’utilisation du téléphone et de la tablette dans son lit est la pire des choses à faire. Les lumières bleues de votre téléphone envoient un signal à votre cerveau similaire à la lumière du jour, ce qui impact l’entrée dans le sommeil.
Gestion du temps de sommeil
Vous me direz, quel est le lien entre gestion du temps et le sommeil ? On pourrait croire que le sommeil ne peut pas être contrôlé et pourtant. Effectivement, le moment où vous dormez n’est pas sous votre control mais l’environnement autour, oui. Il y a une relation de cause à effet. Une meilleure préparation de son environnement, avant et après le sommeil, conduit à optimiser les chances de réduire les risques (bruit, lumière, température). Le livre L’art de mieux dormir de Nick Littlehales est un chef d’œuvre de connaissances et de théories sur le sommeil que je vous recommande.
Le constat est affligeant. Notre environnement est défavorable à la maîtrise du temps. Soyez rassurés, il existe des techniques pour accompagner le changement et devenir plus productif. L’une des pierres angulaires étant la planification.
L'art de la planification
“Celui qui ne planifie pas, planifie son échec.” – Winston Churchill.
A My Student Hub, on aime les citations et celle de Churchill illustre bien l’importance de la planification. Mais au juste, ça veut dire quoi planifier ? Pour donner une définition simple, cela consiste à déterminer les objectifs et à mettre en place une stratégie avec les différentes étapes pour arriver à votre but. En d’autres termes, il s’agit de poser sur le papier le point où vous souhaitez aller et prévoir tout ce qu’il faut faire, étape par étape, pour y arriver. Le chemin sera semé d’embuches (retard, motivation, ressources, erreurs) alors on vous accompagne dans la démarche.
La to do list
Votre liste de tâches est la base de toute organisation. Rien de mieux que prendre le temps de réfléchir et de tout poser sur le papier pour ne rien oublier. L’importance des tâches et le séquençage de votre temps est une des clés du succès. Votre to do vous suivra partout et reste votre point de repère pour construire vos actions futures. En plus elle est facilement accessible de nos jours sur nos téléphones ou sur toutes nos machines connectés grâce à des applications comme Notes ou encore Notion.
Planifier sa journée
La démarche suivante consiste à planifier ses journées en fonction des besoins ou de ses objectifs, de sa routine et tâches quotidiennes. Je vous entends déjà dire que c’est super simple. Poser sur le papier les tâches à exécuter est facile. Les réaliser et faire preuve de discipline est une autre histoire. On a vite tendance à ne pas le faire avec les distractions ou tout simplement procrastiner.
Le time boxing
Une de mes techniques favorites que j’utilise quotidiennement. Je vous garantis que cela fait des miracles. Comme toute habitude, il faut du temps et de la discipline pour la mettre en place. Cette pratique consiste à lutter contre la distraction en bloquant un espace-temps, qui est chronométré, où vous allez faire abstraction de tout le reste. De plus, votre énergie et concentration sont dédiés à une tâche unique (ou un ensemble). Je vous assure qu’une fois mis en place, cela va vous changer la vie.
La technique du Pomodoro
Elle est inventée par l’italien Francesco Cirillo dans les années 60. Cet expert en gestion du temps a travaillé sur l’élaboration d’une méthode qui permet d’accroître la concentration et à la fois de lutter contre la procrastination. Traduction de l’italien signifiant ‘tomate”, il fait référence au minuteur en forme de tomate de sa cuisine. Similaire au “time boxing”, bien que différente, elle comprend également une dimension limitée dans le temps et un effort de concentration. La différence réside dans le temps par session qui se veut plus court et répétitif pour le Pomodoro alors que l’autre approche prévoit une durée en générale plus longue et adaptée pour des tâches plus conséquentes, afin d’éviter un dépassement de temps.
On note que la des techniques d’organisation permettent d’optimiser son temps et donc sa productivité, à l’instar de la to do list, du time boxing et de la technique du Pomodoro. Le temps étant limité et nous journées ne faisant que 24 heures, on peut se poser la question de l’importance des tâches et traiter les questions de hiérarchisation et de priorisation.
Les secrets de la hiérarchisation et de la priorisation
La hiérarchisation de ses tâches semble logique après la phase d’organisation. Quelle est la nécessité de hiérarchiser ? Toutes les tâches et objectifs que nous avons ne se valent pas et quand bien même nous aimerions toutes les réaliser, cela reste souvent impossible. C’est là que la nécessité de les classer par ordre d’importance intervient. Vous allez ainsi apporter une valeur et une structuration. Vient également la notion de priorisation. Souvent associées, ce sont des notions pourtant différentes.
La différence entre prioriser et hiérarchiser
L’action de hiérarchiser peut constituer une première étape dans la réalisation de vos objectifs. Voyez une complémentarité entre les deux et une dimension temporelle accrue pour la priorisation. Le choix de la réalisation en premier va s’accompagner de paramètre d’urgence, d’importance ou encore d’impact, là où la hiérarchisation implique classement amenant de la structure et ne prenant pas en compte le facteur d’urgence et des deadlines.
La loi de Pareto
Abordons une technique pour vous guider dans votre construction. Vilfredo Pareto,
économiste italien, est connu pour avoir formulé la loi éponyme aussi connu sur le nom de la loi du 20-80. Le principe décrit que 80% des effets seraient le résultat de 20% des causes. En appliquant cela à la productivité, cela équivaut à l'idée que 20% des efforts génèrent 80% des résultats. C’est une méthode largement utilisée dans l’industrie et dans la productivité.
Elle vous permettra d’apporter plus de valeur ajoutée à moindre efforts par une priorisation des tâches.
Commencer par la tâche la plus difficile
Une autre de mes favorites. Dans ma routine matinale, je prends ma liste de “to do” et je regarde ce qui m’attends. En fonction des impératifs, je module les priorités avant de passer à l’action. Il y a une constante, je commence toujours par la tâche la plus difficile qui requiert le plus de concentration ou de matière grise.
Il existe d’autres techniques comme la matrice d’Eisenhower pour prioriser les tâches ou encore la technique SMART pour bien définir un objectif. Vous trouverez de nombreuses manières et techniques. Il vous appartient de les essayer et de trouver celle qui vous correspond le mieux et d’appliquer une combinaison d’astuces pour améliorer votre quotidien.
Il existe d’autres techniques comme la matrice d’Eisenhower pour prioriser les tâches ou encore la technique SMART pour bien définir un objectif. Vous trouverez de nombreuses manières et techniques. Il vous appartient de les essayer et de trouver celle qui vous correspond le mieux et d’appliquer une combinaison d’astuces pour améliorer votre quotidien.
Les 5 conseils pratiques de My Student Hub :
Lister ses tâches & les répartir dans le temps.
Base de toute démarche, cette étape consiste à identifier lister et organiser les tâches à accomplir (to do list). Ensuite, il vous faut les prioriser et répartir dans le temps. Cela vous aide à établir la charge de travail à accomplir et ajuster les efforts à fournir.
Prioriser et commencer par la tâche la plus demandeuse en énergie.
Gérez votre énergie en priorisant vos tâches. Démarrez par la tâche la plus demandeuse en ressource et énergie et laissez-les plus simple pour la fin de journée.
Allouer un temps imparti à la réalisation de la tâche et se chronométrer.
Luttez contre la dispersion et appliquez un temps limité pour réaliser la tâche. Une stimulation s’opère car vous avez conscience du temps qui passe. La technique du time boxing ou du Pomodoro sont de bons alliés pour votre productivité et pour combattre la procrastination.
Supprimer les éléments de distractions.
Débarrassez-vous de toutes les distractions (téléphone, tablette, etc.). Privilégiez un environnement calme pour éviter les interruptions.
S'éduquer sur le sujet & tester des modèles.
Essayez-vous à plusieurs techniques comme le time boxing, la to do list ou encore la matrice d’Eisenhower. L’expérience et le temps vous aideront à élaborer et personnaliser votre propre style.
Sujet des plus passionnants, la gestion du temps et de la productivité nous a conduit à nous questionner et analyser notre environnement. Une mise au point sur nous même, notre souhait et approche du changement sont donc cruciaux pour maîtriser son sujet. Point clef du control de son temps et de sa productivité, la planification reste un pilier central. Il apparaît qu’un autre des secrets réside dans la capacité à hiérarchiser et prioriser ses tâches.
Comme tout apprentissage, la mécanique du changement n’aura qu’un moteur et c’est vous. Voici une citation de Confucius pour vous dire que vous avez la réponse : “L’homme qui déplace une montagne commence par déplacer de petites pierres.”. Osez mettre en place des petites habitudes, confrontez-vous à l’échec pour améliorer votre quotidien.